Het organiseren van een congres of zakelijke bijeenkomst vraagt om meer dan alleen een goede locatie. Vanuit onze ervaring als Delft Convention Bureau delen wij ieder kwartaal praktische tips en inzichten die u helpen om meer impact te maken met uw evenement.
Van het kiezen van de juiste locatie tot het slim opbouwen van uw programma: met deze tips haalt u het maximale uit uw bijeenkomst in Delft.
Tip 1 - Begin met uw doel, niet met de locatie
Kies je locatie pas als je weet wat je met het event wilt bereiken en het programma er in grote lijnen uit zal zien. Dit voorkomt dat je een weliswaar prachtige maar verkeerde locatie hebt gekozen. Een verkeerde locatie voor een specifiek event, kan betekenen dat je concessies moet doen aan wat je wilt en kunt bereiken voor jouw organisatie, jouw opdrachtgever en andere stakeholders.
Tip 2 - Laat de bestemming bijdragen aan uw doelstellingen
Waarom organiseer je dit event? Wat is het thema, wat wil je realiseren, wie wil je bereiken? Belangrijke vragen waarop je natuurlijk het antwoord moet weten. Belangrijk vinden wij ook de vraag: Hoe kan de bestemming, in ons geval Delft, een bijdrage leveren aan wat jij moet realiseren? Graag sparren we met je welke mogelijkheden er zijn om ons brede ecosysteem te betrekken om jouw evenement een groot succes te maken.
Tip 3 - Bezoek de locatie vooraf (site inspection)
Voordat je boekt, doe altijd een site inspection Het lijkt vanzelfsprekend dat je voor een belangrijke bijeenkomst altijd even komt kijken op locatie om te kijken of hetgeen je wilt bereiken ook daadwerkelijk bereikt kan worden. Zo voorkom je teleurstellingen. Heb je voldoende ruimte voor hetgeen je wilt doen? Denk aan, bereikbaarheid en aanlooproute, toegankelijkheid voor iedereen, is er een mogelijkheid om even in kleinere groepen uiteen te gaan, is er voldoende muurruimte om - ik zeg maar wat - flipovervellen op te hangen, en mag dat überhaupt? Niet alles wordt duidelijk op foto's of in beschrijvingen, er gaat niets boven zelf zien!
Tip 4 - Ontwerp een beleving met inhoudelijke impact
Ofschoon de Experience natuurlijk belangrijk is tijdens een evenement, moet het meer zijn dan een ervaring, een belevenis. Het moet bijdragen aan de retentie van de inhoud, het zou mooi zijn als het ervoor zorgt dat er inhoudelijke discussies kunnen ontstaan tijdens informele programmaonderdelen. Een belevenis moet met intentie zijn bedacht en niet alleen meer "omdat het leuk is". Wij helpen je graag om dit vorm te geven in Delft als Congrescentrum!
Tip 5 – Maak ruimte voor reflectie en ontmoeting
Nog altijd zien we events die te vol geprogrammeerd zijn. Van 9 tot 5 lijkt efficiënt gebruik van tijd. De vraag is: is dat ook zo. Het blijkt namelijk dat ons brein in korte tijd maar beperkt nieuwe kennis tot zich kan nemen, dat het vervolgens even tijd nodig heeft om dit te verwerken. Bouw dus in je programma ook tijd voor reflectie in, tijd voor spontane ontmoetingen en wat ontspanning.
Wilt u deze tips vertalen naar uw eigen evenement?
Heeft u plannen voor een congres of bijeenkomst in Delft? Wij adviseren u graag en denken met u mee.
