Marieke vertelt over Delft
Marieke: ‘Door de stad onderdeel te maken van het congres, creëer je een ervaring die deelnemers bijblijft’
Hoe maak je van een congres meer dan een reeks inhoudelijke sessies? Volgens Marieke Timmermans begint dat met de omgeving. Voor het Nationaal Congres Beheer Openbare Ruimte (NCBOR), dat zij organiseerde in opdracht van CROW, koos zij bewust voor een opzet waarbij Delft niet alleen gaststad was, maar een integraal onderdeel van het programma.
Met de historische binnenstad als decor ontstond een congres waarin inhoud en beleving elkaar versterken. Vanaf het eerste contact met Delft Convention Burea werd gezocht naar een aanpak die recht deed aan zowel het onderwerp van het congres als aan de unieke kwaliteiten van de stad. Zoals Marieke het treffend verwoordt: "Door de stad onderdeel te maken van het congres, creëer je een ervaring die deelnemers bijblijft."
De stad als onderdeel van de congresbeleving
Op de congresdag werd het concept daadwerkelijk zichtbaar. Deelnemers werden niet alleen van locatie naar locatie begeleid, maar beleefden Delft onderweg op een verrassende manier. Een muziekbootje met akoestische muzikanten zorgde onderweg vpoor een ontspannen sfeer en bracht letterlijk beweging tussen de verschillende programmaonderdelen.
"Dat gaf een energieke dynamiek tussen de sessies en zelfs in de kerk zorgde het voor een vrolijke noot."
De afwisseling tussen inhoudelijke sessies en ontmoetingen in de openbare ruimte maakte het programma levendig. Daarmee werd niet alleen kennis gedeeld, maar ontstond ook ruimte voor spontane gesprekken en nieuwe ontmoetingen.
Een congres dat aansluit bij het thema
Het thema van het Nationaal Congres Beheer Openbare Ruimte kreeg in Delft een extra dimensie doordat de stad zelf onderdeel werd van het verhaal. De omgeving fungeerde niet alleen als achtergrond, maar liet deelnemers ervaren waar het congres daadwerkelijk over ging.
Excursies per tuktuk brachten deelnemers onder meer naar The Green Village en de Prinsentuinen. Deze onderdelen, mogelijk gemaakt door de gemeente. sloten naadloos aan bij het inhoudelijke programma.
"Juist omdat het congres over het beheer van de openbare ruimte ging, voelde het logisch om Delft optimaal te benutten als congreslocatie."
Door theorie en praktijk zo dicht bij elkaar te brengen, ontstond een programma waarin deelnemers de inhoud niet alleen hoorden, maar ook ervaarden.
Waarom Delft?
Volgens Marieke onderscheidt Delft zich door de manier waarop alles samenkomt. De historische binnenstad biedt sfeer, terwijl de korte afstanden het eenvoudig maken om meerdere locaties in één programma te combineren. Daardoor ontstaat een congresvorm waarin deelnemers voortdurend in beweging zijn, zonder dat dit ten koste gaat van de inhoud.
Ook de samenwerking speelde daarin een belangrijke rol. Vanaf de voorbereiding werd actief meegedacht over mogelijkheden en locaties. Die betrokkenheid zorgde ervoor dat ideeën konden groeien en uiteindelijk ook gerealiseerd werden.
De samenwerking met de Oude en Nieuwe Kerk, het Meisjeshuis en Huis Lambert van Meerten omschijft Marieke als "flexibel, betrokken en met oog voor detail." Ook de lunch en afsluitende borrel van Hé Hospitality droegen volgens haar bij aan de totaalbeleving van het congres.
Juist die combinatie van betrokken partners, bijzondere locaties en een compacte binnenstad maakte het mogelijk om een congres neer te zetten dat anders voelde dan gebruikelijk.
Een evenement dat blijft hangen
Terugkijkend ziet Marieke vooral hoe de combinatie van inhoud en beleving het verschil heeft gemaakt. Door de stad niet als decor, maar als actief onderdeel van het programma te gebruiken, ontstond een congres dat deelnemers niet alleen inhoudelijk waardeerden, maar zich ook nog lang zullen herinneren.
"Dit congres laat zien wat er gebeurt als je de omgeving omarmt en ruimte geeft aan creativiteit."
Daarmee laat het Nationaal Congres Beheer Openbare Ruimte zien dat een congres veel meer kan zijn dan een bijeenkomst op één locatie. Wanneer stad, inhoud en samenwerking samenkomen, ontstaat een ervaring die deelnemers inspireert én bijblijft.